Gründe zur Einführung von Email-Managementlösungen:

Auftretende Probleme:
•  Ständig wachsende Datenmengen
•  Verlust von Informationen
•  Belegung teurer Speichermedien mit alten Daten
•  Probleme mit "PST-Files" im Bereich Exchange
•  Ständiger Zugriff auf die Daten
•  Backup Probleme
•  Erfüllung gesetzlicher Regelungen

•  Sensationell tiefe Speicherkosten - EAS Kunden benötigen bis zu 50% weniger Speicherplatz, als andere Konkurrenzprodukte.  

•  Weniger Server - Nachdem EAS nur drei Monate im Einsatz war konnte ein Kunde die Kosten von 3 weitern Exchange Servern sparen.  

•  Weniger Administration - In einer neuen Studie haben 67% der Manager geantwortet, sie würden über 24 Stunden benötigen, um Emails von Backups wiederherzustellen. EAS User können ihre Emails selbst wiederherstellen, ohne jeglichen Zeitverlust. Es gibt noch viele Wege, wie Sie mit EAS die Administrationsaufwand verringern können. 

•  Niedrige Unterhaltungskosten - Wegen der einzigartigen Architektur von EAS, ist es nicht ein finanzielles. Problem, wenn Sie mehr Benutzer betreuen müssen.  

•  Weniger Ausfälle - Wenn ihr Emailsystem ausfällt, kann dies enorme finanzielle Auswirkungen haben. EAS stabilisiert Server, und verringert Backups- und Wiederherstellungszeiten.  

•  Geringerer Useraufwand - Der durchschnittliche User verbringt 1-2 Stunden pro Tag, um zu entscheiden, ob E-Mail er löscht oder nicht. EAS's intelligente Archivierung trifft diese Entscheidung gemäss persönlichen, geschäftlichen und gesetzlichen Bedürfnissen. 

Es spielt keine Rolle, ob gerade ein Archivierungs- oder Katalogisierungsprozess abläuft bzw. ein Backup erstellt wird, 
die Benutzer haben jederzeit Zugriff zum Archiv.

Für die Kommunikation zwischen dem Archiv und dem Computer wird IIS, Suchkatalog und die Indexdatenbank verwendet - Der EAS Server bleibt dabei unbelastet.

Wenn ein Benutzer eine E-Mail vom Archiv öffnet, wird eine Anfrage über den IIS Server auf die Indexdatenbank und (falls notwendig) auf die Suchmaschine gestartet.

Damit die Sicherheit der E-Mails gewährleistet ist, wird immer eine Kopie zum Outlook Client zurück geschickt. Es besteht also kein direkter Zugriff auf die archivierte E-Mail. Die Daten werden dabei immer verschlüsselt gesendet.

Da der Zugriff zum Archiv absolut unabhängig vom EAS Server geschieht, garantiert der Archivierungsdienst eine hohe Ausfallsicherheit und kann stark strapaziert werden, ohne dabei jegliche Engpässe zu bilden.

Der EAS Server verwendet Archivierungs & Indexierungs Service.

Jede E-Mail, welche mit den Archivierungskriterien übereinstimmt, wird von EAS wie folgt behandelt:
Es wird eine Kopie der Mail in den Archivierungsspeicher geschrieben (sofern nicht bereits eine Kopie besteht.)

EAS aktualisiert die Indexdatenbank (z.B. SQL oder Oracle) mit Meta-Daten, welche den Inhalt, sowie den Standort der E-Mail beschreibt.

Der Archivierungsprozess wird normalerweise außerhalb der üblichen Arbeitszeiten durchgeführt. EAS ermöglicht jedoch auch die Durchführung des Archivierungsprozess und des Backups währenddem die Outlook User online sind.

Sobald der Archivierungs- und Indexzierungsprozess einmal stattgefunden hat, ermöglicht der EAS Server dem Administrator zu jeder Zeit das Wiederherstellen der Daten.

Katalogisieren heißt, dass der Inhalt vom Archiv (z.B E-Mails and Attachments) für eine effektivere Suche* indexiert wird.

Als Suchmaschine kann der Microsoft Site Server, das SharePoint Portal oder die EAS Suchmaschine (Altavista) verwendet werden.

Das Katalogisieren des Archives ist absolut unabhängig vom Archivierungs- & Indexierungsprozess und kann jeder Zeit durchgeführt werden.

Der Katalogisierungsprozess kann durchgeführt werden, während die Benutzer online sind. Der Exchange Server wird dabei in keiner Weise belastet.

*Der Katalogisierungsprozess ist optional. Das heißt, dass die E-Mails ebenfalls über die übliche Suchfunktion von Outlook gesucht werden können